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协调——从未被搬上桌面的一个监理内容

发布人:宣传部 发布时间:2021-09-08 15:13 浏览:
      二十年前国家全面实行监理制正式提出了监理概念,明确监理内容是“三控两管一协调”,一直到2013年新版监理规范重新定义监理概念时候“三控两管一履约,一协调”,这个协调就从未离开我们的视线,“只因在人群中多看了一眼,从此没能忘掉你容颜”,一晃二十年了,协调我们未曾甩掉,却又有几人能记住它的真正容颜?因为提起协调我们似乎都有很多话写,却又什么都写不出,2000年和2013年版的《监理规范》提了一句,在术语解释“工程监理”只是捎带提了一句,而全部正文只字未提,作为一个从业二十年的监理人员我今天要把它搬上桌面,让这个似乎讳莫如深的监理任务(方法)浮出水面,真正让我们每一个人,了解它、用好它,从而为我们的监理工作服好务。

 

 

一、协调的定义

 

      那么究竟什么是协调呢?协调似乎我们每天都在做、都在用,却很难定义,为此笔者专门查阅了有关资料。协调,英文翻译为coordinate这种解释可能更贴近我们的汉语“和谐”,是一个名词,还有一个动词解释,bring  into  line这个直译更简单,“把什么弄到一条线上”这个似乎更像我们汉语的解释:正确处理组织内外的各种关系,为组织正常运转创造良好的条件和环境,促进组织目标的实现,而我们监理所说的协调又是什么呢?笔者结合我们注册监理工程师培训教材和我们的日常实践,觉得我们监理上所说的协调这样定义或许更贴切:通过利用各种科学手段,在不违背有关政策法规的原则下,处理好监理单位内部,以及施工单位、建设单位、设计单位、材料供应单位、政府主管部门等各方参与建设的关系,以促进监理目标的实现。

 

二、协调常见的理解误区

 

      我们了解了协调的定义,这就不得不说说我们日常对协调理解的误区了:

      误区一  协调就是请客吃饭,没有技术可言的行为艺术;

      一说到协调,就有很多同志会本能想到请客吃饭,因为日常工作中我们经常会听到“下属抱怨什么事没有协调好,老板就会说请他们吃顿饭不就好了”时间久了,协调,就成了请客吃饭,甚至送礼的代名词了,其实这是我们的一个误区,沟通交流是协调的一个手段,我这里要说的沟通交流是面对面要把我们真实意思给对方的表现,通过双方协商最终处理自己想要处理的问题,但绝不是请客吃饭更不是腐败的借口。

      误区二  协调是没底线的,为了达到目的可以丧失原则;

      我们在日常工作中经常会看到,有些监理人员不能认真学习专业技术规范,误解协调的意义,工作的目标就是糊弄好各方,无原则降低标准,丧失监理立场,“没有技术支撑和标准规范、约束的协调,那是和稀泥而不是协调”。

      误区三  协调对象只是施工单位,忽略了与建设单位、监理单位内部以及主管部门的协调工作;

      因为我们监理工作日常更多的是协调与施工单位的关系,监督和处理施工单位按照施工合同履约,所以也就会本能的忽略了与建设单位以及主管部门的协调,然而结合近年来监理实践发现影响监理最终效果的原因,已经逐渐由前期的施工单位不规范行为逐渐转变到建设单位,像以下情况的发生,现场比比皆是:开发企业为了节省成本,擅自降低建设标准,甚至违背国家强制性条文的指令(改变保温节能,取消消防,人防设施等),政府投资的公共项目业主,前期对设计方案不认真考量,后期为了自己使用功能随意改动,这些因素不但会成为我们监理目标实现的绊脚石,同时也会给我们的监理带来了很大的风险(我们监理很大一部分被主管部门处罚的原因都来源于此),理解建设单位整体建设意图,尽早获悉建设单位的一些不当变更意图,加强对建设单位的规范宣传和擅自变更带来的费用增加的风险沟通协调,已经成为制约我们监理效果的一个关键因素。

 

三、协调的手段

 

      我们又有哪些有效的沟通协调手段?随着科技的发展,提供给现场的协调手段也是越来越多,从最初的书面指令,当面交谈,会议沟通到如今的视频会议,QQ和微信的沟通,尤其微信群的便捷、直观、大容量(能传输较大文件)越来越被我们广泛应用,但由于最高人民法院的司法解释对微信的表达效力还没有明确认可,所以笔者还是要提醒我们监理人员在利好微信这个便利平台的同时,对于重要决议一定要下载打印签字确认,为日后备用留存有效证据。

 

四、几种常见的协调方式

 

      我们的监理工作都需要协调什么?按照协调关系远近的分类分为内部关系协调和外部关系协调,按照协调对象的不同分类也有很多,在这里笔者就我们日最常用到三种协调管理在此论述,它们分别是管理协调、技术协调、危机协调。

管理协调是一门艺术,是一门熟练运用管理学的艺术,它涉及管理学、组织学、公关礼仪等很多学科,在这里就谈谈对项目监理部的管理协调,如何能对项目监理部有效的管理,减少组织内耗,最大程度发挥内部成员积极性是我们每个总监需要考虑的主要内容,笔者结合近年的一些工作经验总结如下几点:

      1、合理组建监理机构人员,监理机构一定要精练,人员安排上要量才使用,在工作委任上要职责分明,不能出现人浮于事、影响竞争的人员。

      2、建立良好的激励机制和有效的奖惩制度,绩效评价要实事求是,奖惩分明。

      3、及时了解监理人员动态,特别是心理变化,及时排解负面情绪。这一点非常关键,大家熟知我们监理行业是一个高危工作环境,如果我们监理人员带情绪工作,轻则会影响到与各方的沟通,重则会影响到自身的安全。

      4、做好后勤保障,使得项目部人员能够安心工作。笔者曾经遇到一个监理项目,人员派驻很多,但监理效果不好,业主投诉时有发生,业主经常给公司要求增派理人员,监理内部意见也很大,最后就对整个项目监理部进行了全面分析,发现项目部内耗严重,激励奖惩不到位,大部分人员不能真正发挥自己的潜能,带情绪工作,最后针对此情况进行了人员优化,并与建设单位进行了一次有效沟通,不仅没有增派监理人员而且撤掉了一些可有可无的监理人员,重新梳理了监理相关考核制度,最后此项目不但再没有被建设单位投诉反而取得了很好的监理效果。

      技术协调是我们每个监理人员特别是总监理工程师必须掌握的一门技能,它在我们日常使用中非常广泛:小到“一次质量安全问题的处理”,大到“业主的一次不规范的变更,工程出现较大质量问题的分析,安全论证”等等这些每天都会发生,有的通过我们的监理通知单就可以指令解决,有的则需要我们总监理工程师组织召开专题会,专题会是展现和宣传我们监理专业服务水平的很好平台,我们要做好以下几点:

      1、做好会前准备:选好参会人员,做好会前调查,列好会议议程和足够详细的资料准备(笔者曾经参加一个公安小区地下室渗水的分析会,作为刑侦干警出身的业主,竟然收集了一个月小区渗水的动态数据,并制成了详细的图表发到了我们每一个专家手中,这些图表他们用刑侦分析的方法进行了排除归类,公安干警这种每一件事前期缜密侦查的做法很值得我们监理行业学习),为了提高会议效率,会议议程和前期调查资料提前送达参会人员。

      2、安排好会场,确保与会人员参会舒畅,尽可能使用多媒体展示,动态与照片结合演示。

      3、做好会议主持,使得每一个参会人员都能够畅所欲言,有些时候参会人员因为谨慎会慎于发言,做好引导启发就成了主持人关键。

      4、安排好会议记录人员,自己能根据每个人的发言善于提炼要点,同时要有自己独立的见解,遇到违背原则且没有替代方案的要敢于说“不”。

      5、形成决议及时落实,技术协调的关键不只是分析问题,重要的是解决问题,对于需要多次技术会议解决的问题,要经常把会议决议落实情况及时反馈给参会人员,让参会人员时刻掌握动态变化,为下次技术协调做好准备。

危机协调尽管不常遇到,但每一次临危受命都将是关乎企业声誉和合同履行成败的关键,做好了也是彰显我们监理服务水平另一种展示机会,怎么才能应对这种危机协调呢?

      1、反应要快,尤其建设单位出现信任危机后,协调的时效性此时更为凸显,拖拉只会使问题复杂化和建设单位更加情绪化。

      2、要敢于正视问题、不护短,自己的错误一定要勇于承担,客观面对。

      3、发现问题要科学解决,建议中肯,措施得力。

      4、处理完成要内部总结,汲取教训,对内部人员有处罚的要展示给对方。曾经我们监理的一个项目就经历了很大的信任危机,因为前期设计不合理和施工单位有质量瑕疵造成一个小区室外主管道大面积渗水,建设单位非常生气,第一时间通知了就我们,接到建设单位通知后,我们反应及时,迅速成了以公司技术负责人为组长的应急小组,通过使用相关仪器科学检查,给建设单位全面分析了事故的原因,并提出了一个合适的处理方案,征得了建设单位同意,还结合此事件对建设单位后续开发的小区项目(尽管不是我们监理服务范围内的项目)提出了建议,并免费按照处理方案派驻了监理旁站人员,事后建设单位对此次事件的处理非常满意,不但没有追究监理的任何责任,还将后续的监理业务委托给了我们监理(笔者曾就此事撰文《正确面对危机,或许我们能赢得一次机会》)。

      有时上述三种协调会重叠出现,我们作为监理人员一定要善于利用自己的协调手段,抽丝剥茧找到事物本质达到我们协调的目的。

 

 

五、结束语

 

      协调是一门艺术,是一门人类诞生它就出现的艺术,我相信我们每一个监理人通过充实我们的专业知识和完善我们的管理素养,一定会让这门艺术在我们监理行业结出硕果。通过这篇文章粗略介绍了协调的理解和感悟,也希望通过这篇文章,让协调将不再是一个只能意会不可言传的监理手段,真正能在我们的工作学习中总结归纳,让协调成为我们得力的工作助手。